Podczas wieloletniej pracy z przedsiębiorcami, którym pomagaliśmy zmierzyć się z wielorakimi problemami doszliśmy do wniosku, że w każdym nieco większym biznesie można wyróżnić kilka podstawowych elementów.

Podstawą bezpiecznego prowadzenia biznesu, który co do zasady jest ryzykowny, są odpowiednio dobrane narzędzia. W Polsce prowadzenie działalności gospodarczej, z uwagi na coraz większą inwigilację państwa i wyższe sankcje, wiąże się ze szczególnie wysokim ryzykiem.

Struktura biznesu – forma prowadzenia działalności (np. działalność gospodarcza, spółka cywilna, jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielnia, fundacja)
Core business – rdzeń tj. branża w której działa (handlowa, farmaceutyczna, finansowa, budowlana, górnicza, marketingowa, IT itd.),
Partnerzy w biznesie – współpracownicy i pracownicy,
Zabezpieczenie – sposoby zabezpieczenia świadczeń np. płatności,
Windykacja – egzekwowanie należności,
Tajemnica przedsiębiorstwa – zabezpieczenie swojego unikalnego know – how.

Elementy te można zwizualizować jako kręgosłup.

Podstawą kręgosłupa, jego fundamentem jest struktura biznesu. Można ją porównać do parasola. Jeśli jest odpowiednio skonstruowana i “skrojona na miarę” jak rozłożony parasol – chroni ona przedsiębiorcę, jego majątek osobisty i rodzinę. Może służyć również optymalizacji podatkowej, czyli sprawić by przedsiębiorca płacił mniejsze podatki i składki na ZUS. Chroni także przedsiębiorcę przed roszczeniami – wierzycielami, karami – urzędami, oraz innego rodzaju odpowiedzialnością. Dodatkowym plusem ustalenia odpowiedniej struktury jest ułatwienie wewnętrznej komunikacji w firmie.

W Leksach taka solidna konstrukcja będzie zbudowana na umowach spółek (spółka cywilna, jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo – akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna i – funkcjonująca od niedawna – prosta spółka akcyjna Umowy spółki i statuty można znaleźć w zakładce Zakładanie działalności.

Drugim istotnym elementem biznesu jest jego rdzeń tj. branża w której działa przedsiębiorca. Jeżeli rdzeń ten ma dobrze skonstruowane i opisane zasady działania, wówczas biznes się rozwija, nie ma problemów z określeniem zakresu praw i obowiązków, ich wykonaniem, oraz płatnościami. Jednak jeśli zasady są enigmatyczne, mgliste, niejasne – wówczas biznes nie ma szans na powodzenie. Dobrze opisane zasady sprowadzają się do określenia relacji pomiędzy przedsiębiorcą, a jego klientami np. przedmiotu świadczenia, terminów, wynagrodzenia itd.

Przykłady branż: budowlana, IT, handlowa, finansowa – pożyczki, komis, marketingowa, itd.

W Leksach element ten będzie oparty na umowach (umowie o roboty budowlane, umowie  o dzieło, umowie najmu, umowie sprzedaży, umowie pożyczki, ale również innych dokumentach np. oświadczeniach, ugodach, porozumieniach itd.

Trzecim istotnym elementem biznesu jest ułożenie relacji z partnerami w biznesie tj. z pracownikami i współpracownikami. Jeżeli i tu reguły są jasne – biznes może się rozwijać. Te, przeciwdziałają nieporozumieniom i rozwiewają niejasności. Gwarantują brak nieuzasadnionych roszczeń po obu stronach, które w dłuższej perspektywie mogłyby zagrozić zarówno funduszom, jak i twarzy – budowanej przez przedsiębiorcę marki na rynku pracy.

W Leksach ten element będzie oparty na umowach i dokumentach (umowie o pracę, umowie zlecenia, kontrakcie menadżerskim, regulaminach pracy, wynagrodzeń, premiowania, porozumieniach, oświadczeniach, w tym o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie pracownika, itd.)

Kolejne kręgi kręgosłupa reprezentują bezpieczeństwo tj. sposób jego zabezpieczania. Zabezpieczeniu mogą podlegać zarówno świadczenia pieniężne np. zapłata wynagrodzenia, jak i niepieniężne np. należyte wykonanie inwestycji budowlanej. To one pomagają stworzyć bezpieczniejsze i przewidywalne środowisko biznesowe, zmniejszając ryzyko np. braku zapłaty i zwiększając szanse na pomyślny wynik dla wszystkich zaangażowanych stron.

W Leksach ten element będzie usytuowany w dwóch miejscach – w umowach branżowych poprzez ustanowienie np. klauzul waloryzacyjnych, kar umownych, sposobu liczenia odsetek itd. oraz w osobnych umowach i dokumentach (np. wekslach, deklaracjach wekslowych, zastawach, hipotekach, oświadczeniach o poddaniu się egzekucji itd.).

Dalej napotykamy na element reprezentujący windykację. Postanowienia dotyczące zabezpieczenia należności w umowie są ważne, ponieważ zapewniają sprawny i skuteczny proces dochodzenia do wyegzekwowania roszczeń np. zwrotu wszelkich niespłaconych długów, które mogą wynikać z umowy, bądź rekompensaty szkody. To ważny krok w ochronie praw zaangażowanych stron i zmniejszeniu ryzyka braku zapłaty.

W Leksach ten element będzie oparty na dokumentach np. wezwaniach do spełnienia świadczenia, wezwaniach do zapłaty, oświadczeniach o zmniejszeniu wynagrodzenia, oświadczeniach o odstąpieniu i naliczeniu kar umownych, zawezwaniu do próby ugodowej itd. 

I wreszcie końcowym elementem kręgosłupa jest ochrona tego, co najcenniejsze, co stanowi o sukcesie w biznesie.  To tajemnica, którą zgłębia każdy przedsiębiorca, aby dostać się na szczyt. Pokonując problemy z niewłaściwymi decyzjami, zmagając się z przeszkodami zdobywa doświadczenie, które następnie wykorzystuje w biznesie. To sposób w który działa – jego unikalne know – how. Zaliczają się do nich m.in. receptury produktów, relacje biznesowe, lista klientów, ceny, marże, poziom kosztów,  itd. Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego jak ważny jest to element i jak trzeba o niego dbać. Brak zabezpieczenia know – how może unicestwić firmę, a w najlepszym wariancie poważnie zaburzyć jej funkcjonowanie.

W Leksach ten element będzie oparty na klauzulach umownych np. zakaz naruszania tajemnicy przedsiębiorstwa, zakazie konkurencji, oraz na odrębnych umowach i dokumentach prawnych (np. umowie o zakazie konkurencji, schematach organizacyjnych, opisach działań, które stanowią tajemnice przedsiębiorstwa itd.)

Dlaczego zawieranie umów i posługiwanie się dokumentami prawnymi jest takie ważne?

“Pamięć jest ulotna, a zawarty kontrakt trwa” Mark Fisher “Sekret milionera”

Pisemna, profesjonalna umowa odgrywa istotną rolę w każdej transakcji biznesowej. Jest prawem, które tworzą pomiędzy sobą strony transakcji. Jeżeli nie narusza obowiązujących i bezwzględnie wiążących przepisów, to jej treść musi być respektowana nawet przez sąd – jak inne przepisy. Umowa może również służyć jako punkt odniesienia lub część polityki biznesowej.

Co istotne, odpowiednio skonstruowany dokument prawny np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub o odstąpieniu od umowy, wezwanie do zapłaty, wezwanie do zaniechania naruszeń, zawierające opis stanu rzeczywistego może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, który często przechyla szalę zwycięstwa na tą stronę, która się nim posługuje.

Odpowiednio sporządzony, profesjonalny dokument lub dokumenty prawne mające odzwierciedlenie w stanie rzeczywistym, przyczyniły się do wygranej w wielu procesach sądowych. Stanowiły również ważny element negocjacji biznesowych.

Forma umowy lub innego dokumentu znaleziona w darmowym, internetowym źródle może być przestarzała; opierać się na nieobowiązujących już przepisach. W takim przypadku dokument, pomimo tego że podpisany, może okazać się nieskuteczny. To także powód, dla którego raczkujące start-upy nie powinny traktować tematu umów pobłażliwie – aby zapobiec długofalowym niepożądanym konsekwencjom.

Profesjonalne podejście znacznie  poprawia wiarygodność biznesową. Jasne zasady, transparentność i poufność, to pożądane cechy coraz częściej wymieniane wśród klientów; to właśnie one zapewniają poczucie bezpieczeństwa i spokoju, pewności, że nasze sprawy są w dobrych rękach.

Prowadząc firmę mamy na głowie wiele ważnych spraw, dlatego tak ważne jest aby stworzyć  właściwe dokumenty, które zabezpieczając nasze interesy sprzyjają jej rozwojowi.  Aby nie tracić cennego czasu na negatywne doświadczenia, proponujemy skorzystanie z Leksów – bazy stworzonych przez profesjonalistów narzędzi – dokumentów prawnych. Pomogą one uniknąć wielu problemów, które w biznesie zazwyczaj oznaczają spore wydatki.