Pojęcie spółki cywilnej zostało zdefiniowane w art. 860 § 1 Kodeksu Cywilnego (k.c.), który stanowi, że przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Wskazuje się, że wspólny cel gospodarczy nie musi oznaczać osiągnięcia zysku lub zarobku, a może polegać na osiągnięciu innych korzyści gospodarczych, czyli np. na ograniczeniu strat¹.

Umowa spółki cywilnej powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Skutkiem zawarcia umowy spółki cywilnej jest powstanie stosunku o charakterze zobowiązaniowym między co najmniej dwoma wspólnikami. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wyłącznie jej wspólnicy podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji o Działalności Gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców, jeżeli wspólnikiem spółki cywilnej jest podmiot, który podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. 

W spółce cywilnej nie występują organy i funkcje typowe dla spółek kapitałowych. Zgodnie
z regulacją art. 865 k.c., każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki i każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. Przy czym w przypadku, gdyby zaniechanie podjęcia czynności nagłej mogło narazić spółkę na straty, wspólnik może ją podjąć bez uzyskania uprzedniej uchwały. Od prowadzenia spraw spółki należy odróżnić możliwość jej reprezentowania w stosunkach zewnętrznych, tutaj, w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników, każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. 

Słusznie wskazał prof. A. Szajkowski: Rozróżnienie to opiera się na wyróżnieniu czynności faktycznych, które mają być cechą prowadzenia spraw spółki, i czynności prawnych, które mają być cechą reprezentacji spółki. Jest to sztuczny podział, gdyż prowadzenie spraw spółki obejmuje zarówno podejmowanie czynności, które nie są kwalifikowane jako czynności prawne, jak i dokonywanie czynności prawnych. Jedna z teorii przedsiębiorstwa trafnie podkreśla, że jest to zbiór umów, czyli czynności prawnych. Reprezentacja spółki cywilnej jest – jak już wielokrotnie podkreślano – pewnym skrótem myślowym. Chodzi w niej bowiem, nie o dokonywanie czynności prawnych ze skutkiem dla spółki cywilnej jako podmiotu prawa, ale dokonywanie czynności prawnych ze skutkiem dla wszystkich wspólników spółki cywilnej. Wspólnicy mogą w umowie spółki stworzyć sui generis zarząd i określić zasady reprezentacji, doprowadzając w ten sposób do ukształtowania jej ustroju na wzór ustroju spółki kapitałowej. Nie jest to sprzeczne z naturą spółki cywilnej. Może to mieć w szczególności znaczenie przy prowadzeniu w ramach spółki cywilnej przedsiębiorstwa większych rozmiarów oraz większej liczby wspólników spółki cywilnej (co należy do rzadkości)².

 ¹ A. Herbet, Spółka, s. 209; A.W. Wiśniewski, Prawo o spółkach, s. 64., Komentarz do art. 860 K.C. red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2022, wyd. 30/A. Nowacki
² Komentarz do Kodeksu Cywilnego, art. 865 SPP T. 16B red. Romanowski 2023, wyd. 1.